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WORKFLOW 101: DIE KUNST DER AUTOMATISIERUNG

Sabine Kögler Sabine Kögler
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Workflow bezeichnet den operativen Teil eines Arbeitsablaufs. Es hat mehrere Aspekte: wie Aufgaben strukturiert sind, wer sie ausführt, wie ihre relative Reihenfolge ist, wie sie synchronisiert werden, wie Informationen zur Unterstützung der Aufgaben fließen und wie Aufgaben verfolgt werden.

Insbesondere im Geschäftsleben geht es beim Workflow darum, die Ausführung von Aufgaben zu planen und Abhängigkeiten sicherzustellen.



Im klassischen Sinne heißt das: Papier bewegen, Bestellung bearbeiten, Rechnung stellen. Es könnte auch bedeuten, die Bestellung aus dem Lager zu erledigen, Dokumente, Teile, Werkzeuge und Personen zusammenzustellen, um ein komplexes Treppenhausreinigung Göttingen System zu reparieren, oder das komplexe Gerät herzustellen.

In den letzten 15 Jahren wurden Tools entwickelt, die den Workflow verwalten. Der Workflow-Prozess ist mehr als nur Verfahrensdokumente und wird formal in einem Workflow-Computersystem definiert. Der Prozess wird von einem Computerprogramm verwaltet, das die Arbeit zuweist, weiterleitet und ihren Fortschritt verfolgt.

Aus diesem Grund bezieht sich Workflow heute auch auf die vollständige oder teilweise Automatisierung eines Geschäftsprozesses, bei dem Dokumente, Informationen oder Aufgaben gemäß einer Reihe von Verfahrensregeln von einem Mitarbeiter zum anderen zur Bearbeitung weitergegeben werden.

Im Laufe der Jahre haben sich Workflow-Softwareprodukte, wie auch andere Softwaretechnologien, stark weiterentwickelt. Einige Arbeitsablaufsoftware hat sich zu Bildverwaltungssystemen, Dokumentenverwaltungssystemen, relationalen oder Objektdatenbanksystemen und E-Mail-Systemen entwickelt.

Softwareentwickler, die reine Workflow-Angebote entwickelt haben, haben Begriffe und Schnittstellen erfunden, während Anbieter, die Produkte aus anderen Technologien entwickelt haben, oft Terminologie und Schnittstellen angepasst haben.

Jeder Ansatz bietet eine Vielzahl von Stärken, aus denen ein Benutzer wählen kann. Das Hinzufügen eines standardbasierten Ansatzes ermöglicht es einem Benutzer, diese Stärken in einer Infrastruktur zu kombinieren.

Nachfolgend sind die Vorteile des Workflows aufgeführt:

Workflow bringt verbesserte Effizienz. Durch die Automatisierung vieler Geschäftsprozesse werden viele unnötige Schritte eliminiert.

Workflow bringt eine bessere Prozesskontrolle. Es verbessert die Verwaltung von Geschäftsprozessen.

Der Workflow verbessert den Kundenservice, was zu einer größeren Vorhersagbarkeit der Reaktion auf Kunden führt

Workflow bringt Flexibilität.

Der Workflow bringt eine Verbesserung der Geschäftsprozesse, was zu ihrer Rationalisierung und Vereinfachung führt

Mit einem Workflow-Managementsystem wird Arbeit nicht verlegt oder ins Stocken geraten, Expediter müssen sich selten von Fehlern oder Missmanagement der Arbeit erholen.

Mit Workflow können sich die Manager auf Personal- und Geschäftsfragen konzentrieren, wie z. B. individuelle Leistung, optimale Verfahren und Sonderfälle, anstatt der routinemäßigen Zuweisung von Aufgaben. Die Armee von Büroangestellten ist nicht mehr erforderlich, um die Arbeit zu liefern und zu verfolgen.

Beim Workflow werden die Abläufe formal dokumentiert und genau eingehalten. Es stellt sicher, dass die Arbeit wie vom Management geplant durchgeführt wird und alle geschäftlichen und

behördlichen Anforderungen erfüllt werden.

Beim Workflow wird jedem Fall die beste Person (oder Maschine) zugewiesen, und die wichtigsten Fälle werden zuerst zugewiesen.

Beim Workflow werden normalerweise zwei oder mehr Aufgaben gleichzeitig ausgeführt, was weitaus praktischer ist als bei einem herkömmlichen, manuellen Workflow.

Der Workflow stellt sicher, dass die beste Person für die Arbeit die Arbeit erledigt. Dadurch werden nicht nur die Geschäfte effektiver geführt, sondern auch Treppenhausreinigung Göttingen  die Kosten gesenkt und der Service für die Kunden insgesamt besser.